Mengelola Persediaan Kantor untuk Organisasi Besar

[ad_1]

Tidak peduli seberapa besar atau kecil suatu organisasi, menjaga persediaan pasokan kantor yang tetap tersedia dapat menekan biaya dan meningkatkan tingkat produktivitas secara keseluruhan – bayangkan stres menghabiskan satu hari penuh menyiapkan presentasi penting untuk klien penting, hanya untuk menemukan bahwa salah satu kolega Anda menggunakan kertas terakhir kemarin dan tidak berpikir untuk memberitahu siapa pun?

Mengelola perlengkapan kantor untuk organisasi besar dengan cara mudah

Idealnya, alat tulis dan perlengkapan lain untuk kantor perlu dikelola oleh satu orang, atau jika ada beberapa kantor dalam organisasi, oleh satu orang per kantor. Peran ini biasanya termasuk dalam deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor, tetapi dapat didelegasikan kepada anggota junior yang bertanggung jawab dari tim administrasi. Persediaan juga sebaiknya disimpan di satu lokasi pusat, dari mana distribusi dapat dikontrol dengan lebih mudah.

Dapat dikatakan bahwa usaha kecil memiliki lebih mudah ketika datang untuk mengelola alat tulis dan peralatan kantor lain: selalu satu orang bertugas memesan persediaan baru dan mudah untuk melacak siapa yang menggunakan apa, sedangkan untuk organisasi yang lebih besar dapat jauh lebih sulit untuk mempertahankan kendali atas pengeluaran dan penggunaan. Untuk alasan ini, meskipun persediaan diperbarui secara berkala sangat penting untuk semua bisnis, organisasi besar pada khususnya akan mendapat manfaat.

Mengapa persediaan persediaan penting?

Persediaan persediaan membantu manajer kantor untuk selalu memperhatikan peralatan tulis dan peralatan kantor. Daftar harus dibuat dari semua persediaan di awal dan penggunaan persediaan yang dilacak selama bulan normal. Ketika pola penggunaan telah diidentifikasi, tingkat penyusunan ulang dapat ditetapkan sehingga ketika jumlah produk turun di bawah tingkat yang ditentukan, persediaan baru dapat disusun kembali, yang sangat penting untuk produk yang sering digunakan seperti kertas dan kartrid tinta.

Sementara mempertahankan persediaan tingkat tinggi di kantor akan mencegah kekurangan bencana di saat yang tidak tepat, mereka juga akan mengambil ruang penyimpanan yang berharga. Inventaris dapat membantu mencegah masalah penyimpanan dengan selalu memastikan tingkat persediaan yang optimal dipertahankan, dan dengan memantau inventaris setiap saat, tingkat persediaan kembali dapat disesuaikan jika diperlukan.

Selalu kendalikan siapa yang memiliki akses ke persediaan di kantor. Jika semua orang mulai menolong diri mereka sendiri untuk persediaan baru setiap kali suasana hati menyerang, tingkat persediaan akan segera berantakan dan barang-barang penting dapat habis lebih cepat dari yang diharapkan. Untuk menghindari hal ini, lakukan pemeriksaan stok fisik setidaknya satu kali per bulan.

Buat pesanan pembelian untuk setiap pesanan persediaan dan centang item yang dikirimkan terhadap pesanan asli. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mempertahankan kebijakan di mana semua pesanan ditempatkan melalui manajer inventaris sehingga tingkat persediaan stok dapat dilacak.

Bagaimana menjaga biaya persediaan Anda turun

Meskipun organisasi yang lebih besar memiliki daya beli jauh lebih besar daripada bisnis kecil, penting bagi manajer kantor untuk tidak menjadi malas dengan selalu menggunakan pemasok yang sama. Buatlah titik harga secara teratur memeriksa barang-barang populer di persediaan persediaan untuk memastikan Anda diberi harga terbaik dan jangan takut untuk menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik jika diperlukan.

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *